Положение об обработке и защите персональных данных
1. Общие положения
1.1. Положение об обработке и защите персональных данных определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных в Фонде развития Республики Хакасия (далее – Фонд).
1.2. Настоящее Положение определяет политику Фонда как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
1.3. Целью настоящего Положения является обеспечение защиты прав и свобод работников Фонда и иных физических лиц, персональные данные которых обрабатываются Фондом, в связи с полномочиями, возложенными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, при обработке их персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.4. Настоящее Положение разработано в соответствии и на основании проекта системы менеджмента информационной безопасности (далее – проект СМИБ), а также:
Трудового кодекса Российской Федерации;
Гражданского кодекса Российской Федерации;
Федерального закона от 02.09.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ);
Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон № 152-ФЗ);
Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон № 149-ФЗ);
Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 209-ФЗ);
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Закона Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» (далее – Закон Российской Федерации 2300-1);
Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее – Постановление Правительства РФ № 687);
Постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее – Постановление Правительства РФ № 1119);
статьями иных нормативно-правовых актов, регулирующих осуществляемый вид деятельности и касающийся обработки персональных данных.
1.5. Обработка и защита персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных.
1.6. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника Фонда, а также иных физических лиц, персональные данные которых обрабатываются, Фонд руководствуется настоящим Положением, Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
1.7. Работники Фонда должны быть ознакомлены под подпись с настоящим Документом.
2. Основные понятия, используемые в настоящем положении
В настоящем Положении используются следующие основные термины:
автоматизированная обработка персональных данных ‑ обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
блокирование персональных данных ‑ временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
документированная информация ‑ зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;
доступ к информации ‑ возможность получения информации и ее использования;
информационная система персональных данных ‑ совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
конфиденциальная информация – информация (в документированном или электронном виде), доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ;
конфиденциальность персональных данных ‑ обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;
обезличивание персональных данных ‑ действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
обработка персональных данных ‑ любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
обработка персональных данных сотрудника ‑ получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных сотрудника;
общедоступные персональные данные ‑ персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;
оператор ‑ государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
персональные данные ‑ любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
персональные данные работника ‑ информация, необходимая в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника;
политика – общее намерение и направление, официально выраженное руководством Фонда;
предоставление персональных данных ‑ действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
распространение персональных данных ‑ действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
субъекты малого и среднего предпринимательства – хозяйствующие субъекты (юридические лица и индивидуальные предприниматели), отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом № 209-ФЗ, к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям, и средним предприятиям, сведения о которых внесены в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства;
трансграничная передача персональных данных ‑ передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
уничтожение персональных данных ‑ действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3. Субъекты персональных данных
3.1. К субъектам персональных данных относятся следующие категории физических лиц:
соискателям на замещение вакантных должностей;
физическим лицам, являющихся стороной договора или выгодоприобретателями, также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем (далее – физические лица, являющиеся стороной договора);
работникам Фонда, и членам их семей;
физическим лицам, обращающимся с жалобами, заявлениями, обращениями;
представителям субъектов малого и среднего предпринимательства, физическим лицам, применяющих специальный налоговый режим «налог на профессиональный доход», а также физическим лицам планирующих осуществление предпринимательскую деятельность (далее – субъекты малого и среднего предпринимательства);
физическим лицам, персональные данные которых обрабатываются Фондом, в связи с полномочиями, возложенными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.2. Все персональные данные субъекта персональных данных следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работник Фонда должен сообщить субъекту персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение, в случае необходимости получения такого согласия.
3.3. Субъекты персональных данных не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
3.4. В случае недееспособности либо несовершеннолетия субъекта персональных данных все персональные данные следует получать от его законных представителей.
3.5. В случаях обработки персональных данных субъекта этих данных только с его письменного согласия на обработку персональных данных, работники Фонда обязаны использовать форму заявления о согласии на обработку персональных данных, по форме прилагаемой к настоящему Документу (Приложение № 1).
3.6. В случаях обработки персональных данных субъекта этих данных только с согласия законного представителя, работники Фонда обязаны использовать форму заявления о согласии законного представителя на обработку персональных данных подопечного, по форме прилагаемой к настоящему Документу (Приложение № 2).
3.7. Субъект персональных данных имеет право отозвать письменное согласие на обработку персональных данных.
4. Соискателей на замещение вакантных должностей
Обработка персональных данных, содержащихся в резюме соискателей на замещение вакантных должностей, производится в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора от 14.12.2012 «По вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».
Обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом Российской Федерации, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия Фондом решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Исключение составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.
В случае получения резюме соискателя по электронной почте, факсимильной связи Фонд обязан дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем. В частности:
приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченным работником Фонда;
осуществить обратную связь посредством электронной почты и т.д.
При поступлении в адрес Фонда резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению.
В случае, если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной Фондом, то данная типовая форма анкеты должна:
соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687;
содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте Фонда, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда Фондом запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.
В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, уничтожаются в течение 30 дней.
Получение письменного согласия также является обязательным условием при направлении Фондом запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.
5. Обработка персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора
5.1. Персональные данные физических лиц, являющихся стороной договора, обрабатываются в целях выполнения условий договора на основании положений Гражданского кодекса Российской Федерации.
5.2. Физическими лицами, являющиеся стороной трудового договора, в частности являются:
работники Фонда
физические лица, являющиеся стороной договора или выгодоприобретателями, также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
субъектам малого и среднего предпринимательства, согласно требованиям Федерального закона № 209-ФЗ.
5.3. В целях, указанных в пункте 5.1 настоящего Положения, могут обрабатываться следующие категории персональных данных:
фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
число, месяц, год и место рождения;
информация о гражданстве;
сведения о документе, удостоверяющего личность;
адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
идентификационный номер налогоплательщика;
номер расчетного счета;
номер банковской карты;
финансовая информация;
иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 5.1 настоящего Положения.
5.4. Обработка персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора, включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
5.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов;
внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;
внесения соответствующей информации в информационные системы.
5.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от физических лиц, являющихся стороной договора.
5.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора, у третьей стороны, следует известить об этом сторону заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
5.8. Запрещается обрабатывать персональные данные, не предусмотренные пунктом 5.6 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
5.9. При сборе персональных данных работник Фонда, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от физических лиц, являющихся стороной договора, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
5.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
5.11. Фонд, физические лица, являющиеся стороной договора, и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных.
6. Обработка персональных данных работников Фонда
6.1. Персональные данные работников Фонда обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях обучения и профессионального роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности сотрудников и членов их семьи, обеспечения работниками Фонда, установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества.
6.2. В целях, указанных в пункте 6.1 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных работников Фонда:
фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
число, месяц, год рождения;
место рождения;
информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
идентификационный номер налогоплательщика;
реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;
семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);
сведения о трудовой деятельности;
сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании);
сведения об ученой степени;
информация о владении иностранными языками, степень владения;
фотография;
сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения заработной платы;
сведения о доходах;
номер расчетного счета;
номер банковской карты;
сведения об актах гражданского состояния;
иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 6.1 настоящего Положения.
6.3. Обработка специальных категорий персональных данных работников Фонда, осуществляется без их согласия в целях, определенных пунктом 6.1 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона «О персональных данных» и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника Фонда у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации) требуется письменное согласие.
6.4. Обработка персональных данных работника Фонда осуществляется при условии получения их согласия в следующих случаях:
при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
при трансграничной передаче персональных данных;
при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении работника Фонда или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
6.5. В случаях, предусмотренных пунктом 6.4 настоящего Положения, согласие работника Фонда, как субъекта персональных данных, оформляется в письменной форме, если иное не установлено требованиями действующего законодательства.
6.6. Обработка персональных данных работника Фонда включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
6.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных работника Фонда осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов, предоставляемых работнику Фонда, занимающегося кадровым делопроизводством;
копирования оригиналов документов;
внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;
формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
внесения персональных данных в информационные системы.
6.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от работников Фонда.
6.9. В случае возникновения необходимости получения персональных данных работника Фонда у третьей стороны, следует известить об этом работника Фонда заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
6.10. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника Фонда персональные данные, не предусмотренные пунктом 6.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
6.11. При сборе персональных данных работник Фонда, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от работника Фонда, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
6.12. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных работника Фонда осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
6.13. Фонда, работники Фонда и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных сотрудников Фонда.
7. Обработка персональных данных физических лиц, обращающихся с жалобами, заявлениями, обращениями
7.1. Фонд обеспечивает организацию приема граждан, обеспечение своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Фонда.
7.2. Персональные данные граждан, обратившихся лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.
7.3. В соответствии с законодательством Российской Федерации Фондом подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.
7.4. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные заявителей:
фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
почтовый адрес;
адрес электронной почты;
указанный в обращении контактный телефон;
иные персональные данные, указанные заявителем в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
7.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, указанных в пункте 7.4 настоящего Положения, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с требованиями пункта 4 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ, Федерального закона № 59-ФЗ, Закона Российской Федерации 2300-1 и требований иных нормативных правовых актов, регламентирующих рассмотрение обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Фонда.
7.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, указанных в пункте 7.4 настоящего Положения, осуществляется структурными подразделениями и/или работниками Фонда, к компетенции которых относится данное обращение, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
7.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся по вопросам, относящимся к компетенции Фонда, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов (письмо, обращение);
заверения копий документов;
внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
внесения персональных данных в соответствующие информационные системы.
7.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъекта персональных данных (заявителя), его представителя или путем доставки почтовой службой.
7.9. При рассмотрении Фондом обращений граждан запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
7.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Фондом осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
8. Обработка персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства
8.1. Обработка персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства в целях выполнения функций возложенных на Фонд Федеральным законом № 209-ФЗ.
8.2. В целях, указанных в пункте 8.1 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных физических лиц, являющихся стороной договора, в частности могут обрабатываться:
фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
информация о гражданстве;
сведения о документе, удостоверяющего личность;
адрес места регистрации;
контактная информация (номер контактного телефона, электронная почта и др.);
идентификационный номер налогоплательщика;
финансовая информация;
информация о деятельности;
иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 8.1 настоящего Положения.
8.3. Обработка персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства, включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
8.4. Сбор персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства осуществляется с использованием:
официального сайта Фонда;
Государственной цифровой платформы «Мой бизнес»;
бланка заявления (запроса) о предоставлении услуг в офисе Фонда.
8.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов;
внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;
внесения соответствующей информации в информационные системы.
8.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов малого и среднего предпринимательства.
8.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства, у третьей стороны, следует известить об этом сторону заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
8.8. Запрещается обрабатывать персональные данные, не предусмотренные пунктом 8.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
8.9. При сборе персональных данных работник Фонда, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов малого и среднего предпринимательства, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
8.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов малого и среднего предпринимательства, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
8.11. Фонд, субъект малого и среднего предпринимательства, и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных.
9. Хранение и защита персональных данных
9.1. Персональные данные являются сведениями, составляющими конфиденциальную информацию, и подлежат защите в соответствии с требованиями действующего законодательства.
9.2. Цель защиты персональных данных – обеспечение их безопасности: конфиденциальности (сохранение в тайне от субъектов, не имеющих полномочий на ознакомление с ней), целостности и доступности при работе с ними.
9.3. Фонд обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от несанкционированного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.
9.4. Защита персональных данных на требуемом уровне должна быть обеспечена Фондом.
9.5. Документы, содержащие информацию, относящуюся к персональным данным работника Фонда, хранятся в его личном деле.
9.6. Хранение и ведение личных дел работника Фонда возложено на соответствующего специалиста по кадровым вопросам. Хранение и ведение других документов, содержащих персональные данные, так же осуществляется структурными подразделениями и структурными единицами, в соответствии с их должностными обязанностями и исполняемыми ими функциями.
9.7. Работники Фонда, хранящие и обрабатывающие персональные данные, несут персональную ответственность за ведение документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, обеспечив должное хранение и безопасность информации.
9.8. Документы, содержащие персональные данные, на бумажных носителях ведутся с соблюдением правил делопроизводства, хранятся в специально оборудованных местах хранения, исключающих несанкционированный доступ к ним.
9.9. Право доступа к персональным данным субъектов персональных данных имеют работники Фонда в соответствии должностными обязанностями.
9.10. Копировать и делать выписки персональных данных субъектов персональных данных лиц разрешается исключительно в служебных целях с разрешения руководства Фонда.
9.11. В конце рабочего дня все документы, содержащие персональные данные, помещаются в соответствующие места хранения.
9.12. Список лиц, уполномоченных по обработке и использованию персональных данных, определяется на основании должностных обязанностей и исполнения соответствующих трудовых функций.
9.13. Контроль за соблюдением установленных правил обработки персональных данных возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных Фонда.
9.14. Право доступа к персональным данным субъектов этих персональных данных имеют работники Фонда ответственные по работе с определенными категориями документов, содержащих персональные данные, на основании возложенных должностных функций.
9.15. Доступ к соответствующим категориям персональных данных организовывается в соответствии с действующими внутренними локальными актами, основываясь на организационной структуре Фонда.
10. Физическая безопасность
10.1. Физическая защита помещений, которые хранятся документы содержащие персональные данные и элементы информационной системы, достигается созданием нескольких физических барьеров (преград) вокруг помещений Фонда, в соответствии с планом расположения помещений.
10.2. Мероприятия по защите документов, содержащих персональные данные, и элементов информационной системы, включают:
согласование мер защиты с требованиями к защите активов в зависимости от результатов оценки рисков;
определение четких границ периметра безопасности;
размещение от пола до потолка физической преград, с целью предупреждения несанкционированного проникновения в помещения;
размещение эксплуатируемого Фондом компьютерного оборудования в предназначенных для него помещениях, отдельно от оборудования, эксплуатируемого иными организациями.
предоставление допуска в закрытые помещения представителям поставщика или лицу, оказывающим техническую поддержку только в случае необходимости и под контролем работника Фонда, отвечающего за данное помещение.
10.3. В помещения допускаются только работники Фонда, доступ которых, необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей.
10.4. Сторонние граждане пропускаются с разрешения работника Фонда с дальнейшим сопровождением.
10.5. Помещения, в которых имеются средства вычислительной техники, на которых обрабатываются персональные данные, должны иметь прочные двери, оборудованные надежными замками.
10.6. Уборка помещений должна производиться в присутствии лиц, рабочие места которых находятся в данном помещении.
10.7. В случае ухода из помещений, запрещается оставлять данное помещение без присмотра и не закрытое на ключ.
10.8. Работники Фонда в своих помещениях обязаны осуществлять контроль посещения посторонними гражданами и допуск сторонних граждан к обрабатываемым персональным данным в контролируемом помещении.
10.9. Меры по обеспечению физической безопасности включают:
учет соответствующих норм и стандартов по технике безопасности и охране труда;
закрытие дверей и окон, когда в помещениях нет сотрудников Фонда;
наличие внешней защиты окон, в случае необходимости;
оборудование системой обнаружения вторжений дверей и окон (охранная сигнализация);
обеспечение надежного хранения опасных или горючих материалов на достаточном расстоянии от зоны информационной безопасности;
хранение больших запасов бумаги для печатающих устройств в соответствии с установленными мерами пожарной безопасности;
наличие соответствующих устройств безопасности, таких как детекторы дыма и огня, аппаратура пожарной сигнализации, средства пожаротушения и запасные выходы;
подробное указание действий в аварийных ситуациях, а также осуществление регулярных проверок достаточности мер.
10.10. Работники Фонда обязаны поддерживать правила хранения документов и съёмных носителей на своем рабочем месте (далее – политика «чистых столов»).
10.11. Соблюдение политики «чистых столов» необходимо для снижения риска несанкционированного доступа, а также потери или повреждения информации в нерабочее время.
10.12. Информация, которая оставлена на столах, может быть повреждена или уничтожена во время несчастного случая, такого как пожар, наводнение или взрыв.
10.13. Политика «чистых столов» включает следующие мероприятия:
исключение вероятности повреждения документов или несанкционированного раскрытия информации, содержащуюся в данных документах, посетителям;
соблюдение правил хранения документов и съемных носителей информации, в том числе и в нерабочее время;
обеспечение хранения в надежном хранилище (например, сейф или шкаф) носителей с важной, критичной служебной или конфиденциальной информацией, когда они не требуются;
выключение средств вычислительной техники по завершению рабочего дня.
11. Передача персональных данных
11.1. Понятие «передача персональных данных» охватывает следующие действия:
передачу сведений, зафиксированных на материальном носителе;
предоставление возможности ознакомления со сведениями уполномоченным представителям третьих лиц;
предоставление возможности получения информации из соответствующих информационных систем.
11.2. Фонд не вправе предоставлять персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных действующим законодательством.
11.3. Рассмотрения возможности и целесообразности передачи персональных данных осуществляется посредством проекта СМИБ, в которую включается указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия организации, являющейся стороной передачи, а также перечень запрашиваемой информации.
11.4. Решение о передаче персональных данных третьим лицам принимает руководитель Фонда.
12. Права субъектов персональных данных
12.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых Фондом, субъекты персональных данных имеют право:
получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные (по письменному заявлению), за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований действующего законодательства;
при отказе Фонда исключить или исправить персональные данные, субъект персональных данных вправе заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия;
дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требовать от Фонда извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
13. Обработка персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
13.1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
13.2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
13.3. Работники Фонда, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются:
о факте обработки ими персональных данных;
о категориях обрабатываемых персональных данных;
об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).
13.4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны быть утверждены распорядительным документов Фонда и соблюдаться следующие условия:
типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес Фонда, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых способов обработки персональных данных;
типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
13.5. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
13.6. Фонд обязан обеспечить раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
13.7. При хранении документов, содержащих персональные данные, должны соблюдаться следующие условия:
сохранность документов, содержащих персональные данные;
исключение несанкционированного доступа к документам, содержащие персональные данные.
13.8. Документы, содержащие персональные данные, включаются в номенклатуру дел Фонда.
14. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах
14.1. Обработка персональных данных работников Фонда, указанных в пункте 6.2 настоящего Положения, осуществляется в таких информационных системах как:
информационная система «1С: Зарплата и кадры»;
информационная система «1С: ВДГБ».
14.2. Информационная система «1С: Зарплата и кадры» предполагает обработку персональных данных работников Фонда, предусмотренных пунктами 6.2 настоящего Положения.
14.3. Информационная система «1С: ВДГБ» содержат персональные данные физических лиц, являющихся стороной договора, и включает:
фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных;
дату рождения субъекта персональных данных;
место рождения субъекта персональных данных;
серию и номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
адрес места жительства субъекта персональных данных;
почтовый адрес субъекта персональных данных;
телефон субъекта персональных данных;
ИНН субъекта персональных данных;
табельный номер субъекта персональных данных;
должность субъекта персональных данных;
номер приказа и дату приема на работу (увольнения) субъекта персональных данных.
14.4. Классификация информационных систем, указанных в п.14.1 настоящего Документа, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
14.5. Работникам Фонда, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе. Доступ предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными инструкциями работников Фонда.
14.6. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных Фонда, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, а также принятия следующих мер по обеспечению безопасности:
определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Фонда;
применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Фонда, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
учет машинных носителей персональных данных;
обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и по реагированию на компьютерные инциденты в них;
восстановление персональных данных, модифицированных или удаленных, уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемых в информационных системах персональных данных Фонда, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровней защищенности информационных систем персональных данных.
14.7. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах персональных данных Фонда осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных.
14.8. Доступ работников Фонда к персональным данным, находящимся в информационных системах персональных данных, предусматривает обязательное прохождение процедуры идентификации и аутентификации.
14.9. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Фонда незамедлительно принимает меры по установлению причин нарушений и их устранению.
15. Сроки обработки и хранения персональных данных
15.1. Сроки обработки и хранения документов, содержащих персональные данные, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и фиксируется в номенклатуре дел.
15.2. Документы, содержащие персональные данные, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях, к полномочиям которых относится обработка данных документов, в соответствии с должностными (трудовыми) обязанностями.
15.3. Срок хранения бумажных носителей персональных данных должен соответствовать сроку хранения, указанному в номенклатуре дел.
15.4. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных, указанные в пункте 14.1 настоящего Документа, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.
16. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
16.1. Работниками Фонда осуществляется систематический контроль сроков хранения и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, которые подлежат уничтожению, в соответствии и на основании требований делопроизводства.
16.2. Распорядительным документов Фонда назначается Комиссия по уничтожению документов. По итогам заседания Комиссии составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководством Фонда.
16.3. Фонд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, обеспечивает установленный порядок уничтожения документов (сжигание, химическое уничтожение, измельчение и т.д.).
16.4. По окончании процедуры уничтожения Комиссией составляется соответствующий акт об уничтожении документов.
16.5. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации, в соответствии и на основании документа регламентирующего реализацию мер защиты информации.
17. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей
17.1. Субъекты персональных данных и их законные представители имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
подтверждение факта обработки персональных данных;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
применяемые Фондом способы обработки персональных данных;
наименование и место нахождения Фонда, сведения о лицах (за исключением работников Фонда), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Фондом или на основании федерального закона;
обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
информацию об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных;
наименование организации или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Фонда, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;
иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
17.2. Субъекты персональных данных вправе требовать от Фонда уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
17.3. Сведения, указанные в пункте 17.1 настоящего Положения, должны быть предоставлены субъекту персональных данных в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
17.4. Сведения, указанные в пункте 17.1 настоящего Положения, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать:
номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в правоотношениях с Фондом, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Фондом, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
17.5. В случае если сведения, указанные в пункте 17.1 настоящего Положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
17.6. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 17.1 настоящего Положения, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 17.5 настоящего Положения, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 17.4 настоящего Положения, должен содержать обоснование направления повторного запроса.
17.7. Фонд (уполномоченное должностное лицо) вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 17.5 и 17.6 настоящего Положения. Такой отказ должен быть мотивированным.
17.8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
18. Ответственный за организацию обработки персональных данных
18.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных назначается распорядительным документом руководителя Фонда.
18.2. Ответственный за организацию обработки персональных данных в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных и настоящим Положением.
18.3. Ответственный за организацию обработки персональных данных обязан:
организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых Фондом, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
осуществлять внутренний контроль за соблюдением сотрудниками Фонда требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
доводить до сведения сотрудников Фонда положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов;
в случае нарушения требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных
18.4. Ответственный за организацию обработки персональных данных вправе:
18.4.1. иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных и включающей:
цели обработки персональных данных
категории обрабатываемых персональных данных;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются; правовые основания обработки персональных данных;
перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Фондом способов обработки персональных данных;
описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
дату начала обработки персональных данных;
срок или условия прекращения обработки персональных данных;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации;
18.4.2. привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых Фондом, иных сотрудников Фонда с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.
18.5. Ответственный за организацию обработки персональных данных несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки и хранения персональных данных в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
19. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
19.1. Руководитель, разрешающий доступ работнику Фонда к конфиденциальному документу, содержащему персональные данные, несет персональную ответственность за данное разрешение.
19.2. Каждый работник Фонда, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
19.3. Лица, виновные в нарушении требований действующего законодательства в области обеспечения безопасности информации, в частности, персональных данных, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.
19.4. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных действующим законодательством, а также требований к защите персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.